TABLA DE CONTENIDO
POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
1. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
2. MARCO LEGAL
3. ALCANCE
4. DEFINICIONES
5. PRINCIPIOS
6. RECOLECCIÓN DE DATOS
7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD Y USO DE LOS DATOS
8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISION DE LA IFNROMACION PERSONAL
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
11.1. Datos sensibles.
11.2. Prueba de autorización
12. SISTEMA DE VIGILANCIA
13. DERECHOS DE TITULAR.
14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS.
15. PERSONAS FACULTADAS PARA REALIZAR UNA CONSULTA O RECLAMO
16. INFORMACIÓN QUE DEBE ACREDITAR EL TITULAR
17. ROLES Y RESPONSABILIDADES
18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
19. COOKES O WEB BUGS
20. MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
21. VINCULATORIEDAD DE LA POLÍTICA
22. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
23. VIGENCIA
24. CONTROL DE CAMBIOS
25. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Página 1 de 18 Nota: Prohibida la reproducción de este documento sin previa autorización de Avícola el Madroño Versión: 03
Código: FC-PO-004
POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), el Decreto 1074 de 2015 (compilatorio de los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014) que regula parcialmente la citada ley y a la Ley 1266 de 2008; a continuación informamos a todos los Titulares de la información que reposa en las bases de Avícola el Madroño S.A sobre los aspectos relevantes para un legítimo tratamiento de datos personales por parte de Avícola el Madroño S.A.
En armonía con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen, en esta Política de Tratamiento se plasman las políticas empresariales de acuerdo con las cuales Avícola el Madroño S.A realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad del tratamiento, sus derechos como Titular, así como los mecanismos previstos en la ley para el ejercicio de sus derechos como Titular de la información.
Avícola el Madroño S.A en cumplimiento de la regulación vigente en materia de protección de datos personales, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales, obligatoria para todas las actividades que involucren el tratamiento de este tipo de información.
1. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
• RAZÓN SOCIAL: AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.
• NIT: 800.000.276-8
• DOMICILIO: Km 6 vía Girón. Cra 12 N° 57 -88
• TELÉFONO: +57 310 2843905, +57 3336025777
• CORREO ELECTRÓNICO: habeasdata@avicolaelmadrono.com
• PÁGINA WEB: https://avicampo.co/
2. MARCO LEGAL
• Constitución Política, art. 15.
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
• Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C-748 de 2011.
3. ALCANCE
La presente política de tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por AVÍCOLA EL MADROÑO S.A, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
Para la interpretación de esta política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
– AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
– AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación Verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
– DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
– DATO SEMIPRIVADO: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
– DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
– DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas oficiales y sentencias judiciales.
– EMPLEADO: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a una persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
– POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Se refiere al
presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
– POLÍTICAS DE BASE DE DATOS POR CADA ÁREA: Manual de Uso, gestión,
administración de datos personales en cada una de las áreas de la compañía que se encargue de la administración de base de datos, el cual se encuentra debidamente documentado el proceso de Protección de Datos Personales dentro de la compañía, el cual debe integrarse con el área de Calidad.
– TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
– RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
– OFICIAL DE PRIVACIDAD O DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona o dependencia dentro de la AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., la cual tendrá como función la vigilancia, auditoría y control de la presente política bajo el control y supervisión de la Gerencia General.
– PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., en virtud de una relación contractual/ obligacional, incluyendo sin ser restrictivo a las(os) directoras(es) independientes.
– ACCIONISTA: Persona natural o jurídica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades anónimas o comanditarias que pueden existir en marco jurídico de cada país.
– AGENTES COMERCIALES: Persona que se encarga de promover, explotar, fabricar o distribuir unoo varios productos como representante de un empresario ya sea nacional o extranjero mediante un contrato denominado agencia comercial.
– ASESOR: Especialista que presta consejo sobre algún tema.
– TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
– BASES DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
– VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en elartículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datospersonales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salariosmínimos legales mensuales vigentes”.
– TRANSFERENCIA: Se refiere al envío por parte de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., como responsabledel tratamiento o un encargado de los datos, un tercer agente o persona natural/ jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
– TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior. Usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.Adicionalmente, en caso de que usted tenga alguna duda sobre una o cualquiera de las definiciones aquí previstas, le agradecemos que se sirva dar a la misma el sentido que ha sido empleado por el legisladoren las normas anteriormente citados.
5. PRINCIPIOS
Los principios que rigen el tratamiento de sus datos personales por parte de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., son los siguientes:
– PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demásdisposiciones que las desarrollen.
– PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
– PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidoso divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta al tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites quese derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso seatécnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
– PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tenga la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellocorresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.
6. RECOLECCIÓN DE DATOS
La compañía ejecuta varios mecanismo y métodos de obtención de los registros para alimentación de la base de datos de AVICOLA EL MADRONO S.A., por este motivo se definen los siguientes ítems como posibles mecanismos o métodos utilizados por la compañía para la captura de los datos:
• Recepción de datos por medio de Hoja de vida Física y/o digital entregada por el titular del dato.
• Por medio de información recibida por medio de correos eléctricos.
• Por medio de temporales de trabajo quienes transfieren la información de los empleados o prospectos de la temporal asignados a la empresa.
• Información obtenida por medio de páginas WEB de publicación de ofertas laborales (COMPUTRABAJO).
• Información obtenida por medio de formularios de contacto de la página WEB de la compañía.
• Referido por personal natural quien proporciona los datos públicos del prospecto ha empleado.
• Por medio de comunicados de prensa impresa o redes sociales.
• Agencias de empleo publica y privadas.
• Por medio de sistemas, empresas, entes de control o sistemas de información gubernamentales como el FOSYGA.
• Notificaciones de cartera de los empleados o clientes.
• Encuestas de satisfacción que realice la organización a cualquier parte interesada.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD Y USO DE LOS DATOS
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., reconoce que las personas titulares de los datos personales, tiene el derecho a su privacidad, teniendo en todo caso de presente sus responsabilidades, obligaciones y derechos para con la sociedad AVÍCOLA EL MADROÑO S.A. Debido a la relación que se establece entre los titulares de los datos en la AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., esta última recolecta, almacena,usa sus datos personales y los mismos serán utilizados para:
GENERAL
• Soportar procesos de auditoría externa o interna.
• La ejecución de contratos que se tienen suscritos con Avícola el Madroño S.A.
• Realizar el pago de obligaciones financieras o contractuales.
• Realizar envío de correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de mercadeo, a menos que se indique que no se autoriza alguno de los canales en atención a la Ley 2300 de 2023;
• Recepcionar y recolectar los datos necesarios para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de datos personales le corresponda a AVICOLA EL MADROÑO S.A.
• Para la gestión y atención de consultas de información, quejas y/o reclamos;
• Compartir su Información Personal con las centrales de riesgo, para usarla con fines estadísticos, de control, de supervisión y/o comerciales, así como para reportar el cumplimiento de las obligaciones que puedan surgir.
• Para campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre el titular de los datos e AVICOLA EL MADROÑO S.A.
CLIENTES
• Creación y registro de cliente para efectos de facturación
• Para evaluar la gestión de servicio al cliente, y la calidad del servicio prestado.
• Registro e invitaciones a eventos realizados por AVICOLA EL MADROÑO S.A.
• Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual que AVICOLA EL MADROÑO S.A., pueda tener con los titulares de datos personales.
• Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios de los productos.
• AVICOLA EL MADROÑO S.A podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política, a menos que los titulares expresen su voluntad de no autorizar alguno de los canales indicados.
• Actividades de mercadeo y publicidad a través de los medios de comunicación autorizados de acuerdo con lo indicado por la Ley 2300 de 2023
• Realización de actividades correspondientes a Inteligencia de mercados, e
investigación de mercados
• Envío de noticias consideradas de interés por la entidad.
• En ningún caso AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., enajenará o entregará esta información a un tercero, a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.
• AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
VIGENCIA DE LOS DATOS: AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado,
(ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionados se conservarán durante un máximo de veinte (20) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.
CANDIDATOS, TRABAJADORES Y EXTRABAJADORES
El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y extrabajadores estará enmarcado en el orden legal y serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que posee AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., como empleador. La información objeto de tratamiento será utilizada, entre otras, para:
• Celebrar el contrato de trabajo y proceder con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral y parafiscales, así como al fondo administrador de cesantías;
• Cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales en el evento que existieran, derivadas del contrato de trabajo;
• Efectuar reportes a autoridades administrativas, de policía y judiciales, cuando estas lo requieran;
• Administración de beneficios; pago de nómina; reconocimiento de obligaciones legales, auditorías; reportes contables; análisis estadísticos; interacción con las entidades que manejan o llegaren a manejar el sistema general de seguridad social, entidades recaudadores de parafiscales, Ministerio de Trabajo, UGPP, Superintendencia de Salud, operador de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes, Superintendencia de Industria y comercio, Junta Regional y Nacional de calificación de invalidez; capacitación y formación; acceso a convenios con terceros; entre otros procesos propios de la administración de personal;
• Realizar encuestas sociodemográficas con el fin de diseñar actividades y estrategias que resulten en beneficio de los funcionarios;
• Desarrollo de capacitaciones;
• Monitorear y utilizar las imágenes capturadas a través de los sistemas de video vigilancia instaladas en las instalaciones de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., con el fin de controlar y
verificar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y disciplinarias cuando a ello haya lugar.
• La información suministrada por los trabajadores activos, incluyendo la de su grupo familiar y beneficiarios, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por el término que indiquen las normas laborales y contables.
• La información suministrada por aspirantes o candidatos a ser trabajadores de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., y que es recopilada en desarrollo del proceso de selección, tiene la finalidad de proceder con la i) verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de la Compañía; ii) programar entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; iii) informar los resultados generales del proceso de selección; iv) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
VIGENCIA DE LOS DATOS: AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado,
(ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente:
Los datos personales tratados con fines de contratación se conservarán durante un máximo de tres
(3) año a partir de la última interacción del Usuario con la Plataforma de contratación o tras la finalización del procedimiento de selección y contratación, tras lo cual serán anonimizados. Si el Candidato es contratado, los datos recopilados como parte del proceso se procesarán para la gestión de recursos humanos y se almacenarán durante los plazos aplicables a los datos de los empleados. Los registros de acceso a la plataforma se eliminarán automáticamente después de un (1) año.
La información que en vigencia de un vínculo laboral fue suministrada por ex trabajadores de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., será conservada por esta en los términos de las normas aplicables en materia comercial, laboral y de riesgos laborales y gestión de la seguridad y salud en el trabajo y permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan, durante un máximo de ochenta (80) años, con el objetivo de garantizar los derechos de seguridad social de los ex trabajadores.
PROVEEDORES
Los datos de nuestros proveedores se recolectan, registran, almacenan, administran, usan, transmiten, actualizan y suprimen bajo las siguientes finalidades:
• Realizar gestión administrativa:
• Gestión de facturación;
• Gestión económica y contable;
• Gestión de estadísticas internas;
• Encuestas de opinión;
• Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales;
• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo;
• Gestionar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.;
• Tención de consultas de información, quejas yo reclamos;
• Realizar envío de correspondencia, correos electrónicos, redes sociales, mensajes a través de aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, o contacto telefónico como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual y/ o en desarrollo de actividades promocionales y de mercadeo, a menos que se indique que no se autoriza alguno de los canales en atención a la Ley 2300 de 2023;
• Emitir certificaciones relativas a la relación comercial entre el titular del dato y AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.;
• Entregar información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos;
• Realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor,
• Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere;
• Realizar transmisión de datos a cualquier país dentro del marco de la relación comercial entre las PARTES.
VIGENCIA DE LOS DATOS: AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., procesa y almacena los datos personales en estricto cumplimiento de las leyes aplicables, de acuerdo con los fines para los que se recopilan dichos datos. Por lo tanto, los datos se almacenarán y conservarán solo durante el período adecuado y estrictamente necesario para los fines para los que fueron recopilados, excepto si (i) existe un requisito legal específico para almacenar los datos durante un período determinado,
(ii) los datos deben almacenarse durante un período más largo para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo, hasta un (1) año después de la transición en cosa juzgada de la sentencia correspondiente, o (iii) se ejerza el derecho de supresión o la revocación de la autorización dentro de los límites legales. Cabe destacar y salvo las excepciones enumeradas anteriormente, los datos personales tratados con fines mencionado se conservarán durante un máximo de diez (10) años, periodo que será renovado automáticamente a menos que medie solicitud del titular de la información para proceder a su supresión o revocación de la autorización.
Si los titulares de la información, nos proporciona sus Datos Personales, esta será utilizada por AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., sólo para los propósitos señalados en las presentes políticas, y por tanto, no procederemos a traspasar, vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de la Compañía, salvo que:
• El titular de la información nos autorice expresamente a hacerlo.
• Sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado.
• Sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios
• Sea requerido por alguna autoridad Judicial o administrativa o permitido por la ley.
8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISION DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Como resultado de las presentes políticas y con el único fin de poner en práctica los propósitos escritos,sus datos personales podrán ser divulgados con los fines señalados con anterioridad al personal que conforma la Gerencia General y demás Gerencias de cada área, así como a encargados, asesores, contratistas y a otras personas y oficinas, según corresponda.
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., podrá en cualquier momento subcontratar a terceros para el procesamiento de determinada información. Cuando efectivamente se realice subcontratación con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la obligación de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, de igual manera, les prohibiremos el uso de su información personal para fines propios yles impediremos que divulguen su información personal a otros. De igual forma, AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datospersonales. AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., ha adoptado las medidas del caso para que esas compañíasimplementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, y de protección de datospersonales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., sobre la materia.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Como resultado de las presentes políticas y con el único fin de poner en práctica los propósitos descritos, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines señalados con anterioridad al personal que conforma la Gerencia General y demás Gerencias regionales, así como a encargados, asesores, contratistas y a otras personas y oficinas, según corresponda.
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.., podrá en cualquier momento subcontratar a terceros para el procesamiento de determinada información. Cuando efectivamente se realice subcontratación con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la obligación de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, de igual manera, les prohibiremos el uso de su información personal para fines propios y les impediremos que divulguen su información personal a otros. De igual forma, la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas de la Compañía, sobre la materia.
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
• La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar al menor.
• El representante del menor deberá garantizar el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Se debe notificar que esta información es de respuesta facultativa.
• El tratamiento debe respetar el interés superior del menor y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, ha adoptado procedimientos para solicitar su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuales son los datos personales que serán recolectados, así mismo la finalidad y tratamiento para los cuales se obtiene su consentimiento. Sin embargo, cuando se trate de datos personales que provengan de fuentes de acceso público entendiendo por los mismos aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público en general, se tiene que estos pueden ser tratados por AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., sin autorización, siempre que por su naturaleza sean datos públicos, y no se realice un tratamiento adicional a la consulta, de lo contrario, si se utilizan para otras finalidades se obtendrá autorización del titular de los datos.
AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., dentro de las políticas del tratamiento de datos personales estableció mecanismos para obtener la autorización de los titulares. Se entenderá que la autorización otorgada por el titular a AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., cumple con lo establecido en la legislación vigente aplicable a esta materia, cuando ésta se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conducta que permita concluir que el titular otorgó a AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., autorización para el tratamiento de datos.
Es de tener en cuenta que como titular de sus datos la persona puede en todo momento solicitar a AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos para lo cual se podrá utilizar los canales habilitados mediante la presente política de tratamiento de datos.
La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos o cuando se trate de:
a) Información requerida por autoridad pública o administrativa en ejercicio de susfunciones o por mandato judicial.
b) Los datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) La información autorizada por la Ley para fines estadísticos, históricos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
11.1. Datos sensibles.
AVICOLA EL MADROÑO podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Cuando el tratamiento que se refiera a datos sea necesario para el reconocimiento o defensa de underecho dentro de un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento sea necesario para preservar intereses vitales del titular y el mismo seencuentre incapacitado física o jurídicamente.
• Cuando el tratamiento se efectúe mediante actividades legales y con las garantías por parte
de unaONG, asociación, fundación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro y cuya finalidad sea política,filosófica, religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a integrantes o personas que mantengan contacto por razón de su finalidad. En este caso los datos no se suministrarán a terceros sin autorización del titular.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.
11.2. Prueba de autorización.
AVICOLA EL MADROÑO S.A., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
11.3. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
11.4. Renovación de la autorización
Es de tener en cuenta que como titular de sus datos la persona puede en todo momento solicitar a AVICOLA EL MADROÑO S.A. La supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos para lo cual se podrá utilizar los canales habilitados mediante la presente política de tratamiento de datos. La autorización del titular no será necesaria en los siguientes casos o cuando se trate de: a) Información requerida por autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por mandato judicial. b) Los datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) La información autorizada por la Ley para fines estadísticos, históricos o científicos. e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
12. SISTEMA DE VIGILANCIA
AVICOL EL MADROÑO S.A., utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones como, plantas, granjas u oficinas, AVICOLA EL MADROÑO S.A., informará sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia, La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización, o dentro de los procesos disciplinarios internos de la compañía.
13. DERECHOS DE TITULAR.
En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que tiene el Titular de los datos personales son los siguientes:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, los cuales se encuentran contenidos en las bases de datos de la compañía.
• Conocer mediante previa solicitud el tratamiento que se dará a sus datos personales.
• Solicitar la respectiva prueba de autorización de uso de sus datos personales.
• Revocar total o parcialmente la autorización de usos de sus datos personales.
• Elevar sus quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por incumplimientos en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el respectivo trámite ante el Responsable del Tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. En caso de dudas, consultas o reclamos en relación con el tratamiento de la información, le agradecemos, como titular de la información, enviar una solicitud a través de un correo electrónico dirigido a: habeasdata@avicolaelmadrono.com o través de la página Web https://avicampo.co/ en el apartado de “contactenos”
14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS.
El área financiera de AVICOLA EL MADROÑO S.A, Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el oficial de privacidad, que seguirá las instrucciones dadas a continuación:
14.1. Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados apartir de la fecha de recibo. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término mencionado con anterioridad, se informará al titular antes del vencimiento del tiempo establecido, dando a conocer los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Para ello, el titular deberá enviar una solicitud a los canales anteriormente mencionados, que deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a la solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del titular, o de quién estéfacultado; y (iii) la descripción y propósito de la consulta.
14.2. Reclamos: Usted puede presentar, a través de un reclamo, quejas por el incumplimiento de la Política General para el Tratamiento de Datos Personales y/o la ley aplicable, o puede solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales.
Para ello, usted deberá enviar un reclamo a los canales de atención mencionados anteriormente, que deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a su solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del titular o de quién esté facultado; (iii) la descripción y propósito de la consulta; (iv) de ser el caso, otros documentos o elementos que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, AVICOLA EL MADROÑO S.A., le requerirá que subsane la información en los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de este. Si trascurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento usted no cumple con la subsanación indicada, se entenderá que desistió del reclamo.
En el caso de quien reciba el reclamo no sea competente para atenderlo, se le dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará sobre dicha situación.
Si el reclamo está completo, AVICOLA EL MADROÑO S.A deberá responder en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo.
En caso de no poder responder el reclamo en el plazo anteriormente mencionado, AVICOLA EL MADROÑO S.A., deberá informar sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
14.3. Canales Habilitados Los derechos de los titulares podrán ser realizados por las personas señaladasen las presentes políticas, a través de los canales que han sido habilitados por AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:
• A través de la dirección de correo electrónico: habeasdata@avicolselmadrono.com
• A través de las Líneas de Atención Telefónica: +57 310 2843905, +57
3336025777
Se les informa a los titulares de información y/o datos personales, que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, rectificación, consulta,actualización y supresión de los datos https://avicampo.co/oriente/politica-de-tratamiento- de-datos-avicola-el-madrono/
14.4. PERSONAS FACULTADAS PARA REALIZAR UNA CONSULTA O RECLAMO
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El Titular, acreditando su identidad
• Los causahabientes del Titular, acreditando su calidad.
• Por el representante o apoderado del Titular, acreditando su calidad.
14.5. INFORMACIÓN QUE DEBE ACREDITAR EL TITULAR
En los casos en que el titular requiera acceder a sus datos personales deberá tener en cuenta lo siguiente:
• Debe dirigir la solicitud a través de los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.
• Deberá suministrar fotocopia del documento de identificación.
• Deberá adjuntar los soportes que desea hacer valer.
• Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, si es un tercero actuando en representación del titular.
15. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Colaboradores Responsabilidades
POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES. Código: FC-PO-004
Versión: 03
Fecha Emisión: Junio 2025
Oficial de privacidad. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular del dato.
Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política general
Informar debidamente al Titular del dato, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea cierta, exacta, actualizada, completa y comprensible.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Cumplir con las políticas internas y procedimientos de cada área para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los Cinco (5) díashábiles contados a partir de su recibo.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley,respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Condescender el acceso a la información de las bases de datos únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de las veinticuatro (24) horas después del conocimiento de presentarse violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando sea solicitadopor el titular del dato
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos por cada área para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES. Código: FC-PO-004
Versión: 03
Fecha Emisión: Junio 2025
Persona designada para la protección de datos Informar a la Gerencia y a la Junta directiva sobre el manejo de datos personales en la empresa.
Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política general de protección de datos.
Verificar la integración de la política general de protección de datos con las Políticas De Base De Datos Por Cada Área.
Crear formatos y distintos procedimientos con el fin realizar gestión documental de control, de formasemestral, verificando la aplicación dentro de la compañía la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Revisar que el desarrollo del modelo de negocio y los distintos productos ofrecidos cumplan con la política de protección de datos personales.
Informar a los clientes, usuarios, contratistas y proveedores de los deberes para el cumplimiento fundamental de la protección de datos personales dentro de AVÍCOLA EL MADROÑO S.A.
Trabajar junto al departamento jurídico, de Tecnología y Mercadeo, en búsqueda de una cultura de la protección de datos y privacidad.
Realizar las actividades propias del Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como estar pendiente de su actualización
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de privacidad y protección de datos personales, AVICOLA EL MADROÑO S.A., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De manera especial, todos los empleados y contratistas de AVICOLA EL MADROÑO S.A., que intervengan en la utilización de datos personales están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.
Además de lo anterior se desarrollaron elementos de orden contractual, con el ánimo de fortalecer la responsabilidad de los encargados y en general de quien tenga acceso a las bases de datos, como;
a) Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
b) Acuerdo de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
c) En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye elpárrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.
17. SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS.
Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:
La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema
existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
18. COOKES O WEB BUGS
El sitio web de AVICOLA EL MADROÑO S.A utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que dicha utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web.
Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre otros), e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
La mayoría de los navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies, sin embargo, se debe tener en cuenta que si elige bloquearlas puede afectar o impedir el funcionamiento de la página. Así mismo, uno de los servicios de terceros que se pueden llegar a utilizar para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej. es Google Analytics, por lo que, en caso de no desear que se obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de rechazo («opt-out») en su navegador web, como es: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None.
19. MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de Tratamiento de Datos Personales se articula con el manual interno de políticas y procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.
20. VINCULATORIEDAD DE LA POLÍTICA
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con AVICOLA EL MADROÑO S.A., deberá acatar la presente política.
21. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo. Además, cuándo el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, AVÍCOLA EL MADROÑO S.A., obtendrá una nueva autorizaciónde su parte.
22. VIGENCIA
La presente Política rige a partir de 19 de junio, y en todo caso AVICOLA EL MADROÑO S.A., podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una
obligación legal o por obligación contractual.
ORIGINAL FIRMADO LUIS FELIPE OSSA
PRESIDENTE DE LA ORGANIZACIÓN
23. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción Responsable Fecha de
modificación Versión
Creación del documento Juan Carlos Sanchez
Gerente Financiero 15 enero de 2024 01
Actualización de dirección de página Web y número telefónico de
contacto
Juan Carlos Sanchez
Gerente Financiero
15 de abril de 2025
02
Actualización general de la política, se cambia de codito FC-PO-004 por el nuevo código SI-PO-004
Y se mantiene la versión
MS Legal- Asesor Externo
15 de junio de 2025
03
24. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró: Aprobó: Verificó:
MS Legal- Asesor Externo Luis Felipe Ossa Osorio Presidente Juan Carlos Sanchez
Gerente Financiero